Peningkatan Kapasitas Pengelolaan Keuangan CSO Mitra SUM II – USAID

Technical Service Provider for Building The Capacity of Civil Society Organisations’ Organisational Performance in Financial Management for grantee of SUM II (Scaling Up for Most-at-Risk Populations).

Tujuan Program

1. Meningkatkan sistem pengelolaan keuangan CSO pada aspek pengelolaan kas, penggajian, pengadaan, dan aspek pengelolaan lainnya.
2. Peningkatan keterampilan yang dibutuhkan bagi peningkatan kompetensi pengelolaan keuangan CSO, dengan fokus pada model pembelajaran sambil mengelola dan menguatkan CSO untuk mampu mengambil keputusan berbasis bukti/pengalaman terbaik.
3. Memberikan pemahaman atas struktur dan tujuan laporan keuangan, dan anggaran proyek serta masalah akuntabilitas dalam pembiayaan proyek.

Tahapan Program

1. Pelatihan Keuangan CSO. Pelatihan keuangan ini membahas topik-topik: Pengendalian Internal, Sistem Keuangan, Manajemen Keuangan, Pengadaan, Akuntansi, Pajak dan Audit untuk organisasi nirlaba. Pelatihan ini akan diselenggarakan dua kali di wilayah region masing-masing mitra.
2. Penilaian Status dan Kebutuhan SOP. Penilaian awal yang cepat dibutuhkan untuk memahami struktur dan kondisi sistem pengelolaan keuangan masing-masing CSO. Penilaian awal juga dibutuhkan untuk memahami karakteristik isu/area fokus masing-masing CSO, bentuk legalitas lembaga, struktur organisasi, pola otorisasi dan pemetaan prosedur masing-masing lembaga.
3. Penyusunan Draft SOP Keuangan. Penyusunan SOP Keuangan masing-masing CSO dilakukan dalam dua tahap, yaitu: (a) diawali dengan pemberian pemahaman dan dokumen referensi penyusunan SOP, Penabulu akan memfasilitasi penyusunan SOP secara mandiri melalui proses pendampingan intensif untuk masing-masing CSO. Draft SOP Keuangan akan memuat minimal: strukktur organisasi, pemetaan prosedur keuangan, kebijakan masing-masing prosedur, narasi alur prosedur dan format baku formulir keuangan; (b) memfasilitasi diskusi terfokus untuk memfinalisasi SOP masing-masing CSO. Proses ini dikembangkan untuk menjamin proses partisipatif dan membangun kesamaan pemahaman pada semua tingkat komponen organisasi. Dalam diskusi terfokus ini diharapkan dapat diperoleh masukan bagi perbaikan draft SOP Keuangan.
4. Finalisasi SOP Keuangan. Hasil diskusi terfokus sebelumnya akan menjadi dasar bagi proses finalisasi SOP Keuangan. SOP Keuangan final akan dilengkapi dengan informasi tambahan mengenai jenis dan bentuk formulir yang digunakan, daftar otorisator pada masing-masing formulir yang digunakan, laporan keuangan yang dihasilkan pada setiap tingkatan prosedur, beserta informasi frekuensi dan periode penyusunannya.
5. Sosialisasi SOP Keuangan. SOP Keuangan akan disosialisasikan dan didiseminasikan kepada seuruh tingkat komponen organisasi. Setelah proses tersebut, SOP Keuangan akan efektif diberlakukan. Kajian atas efektivitas dan relevansi implementasi SOP Keuangan akan dilakukan setelah tiga bulan pelaksanaan SOP.
6. Pendampingan Intensig bagi masing-masing CSO. Penabulu akan memandu dan mendampingi masing-masing CSO dalam melakukan implementasi SOP Keuangan dan dalam penyusunan laporan keuangan proyek dan laporan keuangan organisasi melalui pendampingan intensif bagi masing-masing CSO. Penabulu juga akan memberikan pemahaman staf CSO atas aspek-aspek pelaporan keuangan yang diperlukan.
7. Pembentukan Unit Bantuan Konsultasi. Sebagai pelengkap keseluruhan intervensi di atas, Unit Bantuan Konsultasi akan dibentuk sebagai ruang asistensi teknis yang dilakukan secara jarak jauh. Unit ini akan berfungsi sebagai ‘help-desk’ atau “hot-line service’, yang akan memberikan layanan setiap harinya bagi para staf CSO dalam bidang pengelolaan keuangan organisasi. CSO dapat melakukan konsultasi dengan para nara sumber melalui email atau telepon, dan akan didukung dengan pembentukan milis khusus bagi mitra SUM II. Milis khusus ini akan dikembangkan sebagai tempat berbagi informasi, pengetahuan dan pengalaman bersama. Seluruh korespondensi melalui milis, email dan telepon akan didokumentasikan dan disirkulasikan secara periodik.

Mitra

1. Yayasan Bandungwangi, Jakarta Timur
2. Yayasan Srikandi Sejati, Jakarta Timur
3. Lembaga Peduli AIDS Karya Bhakti, Jakarta Pusat
4. Yayasan Karitas Insan Madani (KARISMA), Jakarta Timur
5. Kios Atmajaya, Jakarta Barat
6. Yayasan Kusuma Buana (YKB), Jakarta Selatan,
7. Yayasan Pelayanan Anak dan Keluarga (LAYAK), Depok
8. Yayasan Intermedika Prana (YIM), Jakarta Pusat
9. Yayasan Our Right To Be Independent (Orbit Foundation), Surabaya
10. Yayasan Genta Surabaya, Surabaya
11. Yayasan GAYa Nusantara (GN), Surabaya
12. Persatuan Waria Kotamadya Surabaya (PERWAKOS), Surabaya
13. Ikatan Gaya Malang (IGAMA), Malang
14. Yayasan Sadar Hati, Malang
15. Lembaga Paramitra Jawa Timur, Malang